Remote meeting

Come progettare e gestire al meglio i remote meeting

Se ci fosse una classifica delle parole più utilizzate nell’ultimo anno e mezzo, fra le prime 3 troveremmo sicuramente “distanza”, da quella di sicurezza a quella in senso “remoto”.

Ormai per molti di noi incontri e riunioni in presenza sono davvero un ricordo sbiadito, la dimensione “a distanza” è la nuova consuetudine. Il nuovo scenario complesso e ancora mutevole, gli assetti organizzativi del lavoro rivisti e corretti, lo smartworking strutturale, tutto ha annullato o pesantemente limitato le occasioni per incontrare le persone della nostra organizzazione e quelle con cui interagiamo, clientela, fornitori ecc. E sì certo, ci si abitua a tutto, ma un po’ ci mancano quelle pause-caffè, la comunicazione desk-to-desk, la condivisione degli ambienti di lavoro.

Proprio l’organizzazione e gestione della riunione è uno degli impegni che più ci hanno messo alla prova; ormai un po’ tutti, come leader/manager o in altro ruolo coinvolto, abbiamo sperimentato che impresa possa essere, a tratti estenuante! Ti sarà capitato di organizzare remote meeting che non hanno però portato il risultato atteso, oppure accettare un invito e ritrovarti “fuori posto” con una sensazione di disagio… senza contare le giornate passate sotto il fuoco incrociato di riunioni continue, senza tregua…

C’è un modo per valorizzare al massimo il momento della riunione? Possiamo evitare che sia percepito non come una perdita di tempo, ma come un momento di lavoro e un’occasione di confronto costruttivo? Certo che si può; ecco direzioni consigliate e consigli pratici per un piano d’azione capace di rendere le nostre riunioni produttive, partecipate e sostenibili.

Partiamo da qualche considerazione sul valore del remote meeting e la doppia funzione operativa e sociale.

Grazie alle riunioni a distanza possiamo:

• condividere e scambiarci informazioni
• prendere decisioni
• fare brainstorming
• collaborare con persone che lavorano/vivono in altri paesi nazioni.

Quindi siamo tutti d’accordo sulla forte valenza operativa e funzionale e che rappresentano un asso nella manica per ridurre i costi, promuovere il coordinamento di progetti e iniziative interne/esterne alla nostra realtà, lavorare in una dimensione globale, fare networking. Ma c’è un’altra funzione di particolare valore. In questi tempi di remote working, smart working e lavoro ibrido, le riunioni in remoto ci aiutano a recuperare quella dimensione umana del lavoro, che sembra perduta. Lavorare da soli, a casa, può infatti generare smarrimento, solitudine, frustrazione, estraneità e disinteresse, soprattutto se accade per lunghi periodi di tempo. Gli incontri a distanza hanno dunque anche una significativa valenza sociale: nel momento in cui viene meno l’abituale contatto quotidiano con gli altri, diventano un tassello-chiave per ricoinvolgerci nella dimensione umana e sociale dell’esperienza di lavoro; il canale giusto per rinsaldare e costruire legami, creare il giusto clima, favorire il senso di coesione, appartenenza e identità.

Alert Killer!

Oltre agli aspetti tecnico-logistici, abbiamo un altro elemento da considerare: i potenziali nemici, i killer della buona riuscita di un remote meeting. Individuarli prima è già una buona strategia per evitarli! Quali sono?

• Disingaggio. Per evitarlo, per favorire engagement e coinvolgimento dobbiamo saper comunicare in maniera chiara obiettivi, ruoli e contributi attesi dai partecipanti.
• Disattenzione. Il multitasking è un nemico sempre in agguato. Come affrontarlo? Partendo con il rispetto delle regole di netiquette: ad esempio, tenere la webcam accesa, chiudere le altre schermate del pc durante l’incontro, tenere il microfono in mute se non si sta parlando, silenziare altri device. Insomma, tutti quegli accorgimenti che permettono alle persone di restare focalizzate (e rispettose e attente agli altri).
• Dispersione. Riunioni troppo lunghe, troppo frequenti o agende troppo intasate rischiano di essere infruttuose. Impariamo a definire con chiarezza durata, target e temi da discutere.
• Atmosfera. L’approccio “sorriso e serenità” è sempre vincente. Un clima disteso e informale, lontano da eccessivi formalismi e tensioni, non solo non metterà in discussione la nostra capacità di concretizzare, al contrario aiuterà gli altri a dare il meglio di sé.

Qualche consiglio pratico per coordinare e gestire le varie fasi del remote meeting

Prima – La preparazione è il primo passo. Il successo del meeting parte da qui.

Che tipo di meeting sarà? Iniziamo mettendo bene a fuoco il tipo di riunione da organizzare: gli obiettivi, i partecipanti, il contesto, ecc. Non tutti gli incontri sono uguali e non esiste una formula “taglia unica” per organizzarli. L’impostazione e ogni scelta che adotteremo saranno tanto più efficaci quanto più su misura del contesto di riferimento.

Prendiamo le giuste misure.

A) Pianificazione: Tempi, durata e orari sono le dimensioni centrali.

Schedulare. A meno che non scattino urgenze o imprevisti, fissiamo in agenda l’incontro

con anticipo e informiamo subito i partecipanti.

Durata sostenibile. A distanza, 60 minuti sono già un tempo di lavoro molto ampio. Nel

caso la riunione richieda molto tempo, possiamo prevedere un frazionamento in incontri

più brevi e mirati.

Mindset globale. In caso di presenza di persone di altre nazionalità, nella scelta

dell’orario verifichiamo e teniamo conto della time zone.

B) Strumenti per interagire e collaborare.

Questo aspetto può incidere molto su collaborazione, efficacia e produttività. Predisponiamo prima eventuali tool di supporto, in base ai nostri obiettivi. Verifichiamo prima quali funzionalità supporta la piattaforma utilizzata ed eventualmente integriamole con ambienti esterni. Possiamo utilizzare tool/lavagne per il brainstorming o lavori di gruppo, tool di sondaggi per chiedere feedback/opinioni, software per la scrittura collaborativa o la costruzione di mappe mentali ecc.

C) Target

Anche individuare il target non è un aspetto scontato. Riunioni troppo ristrette rischiano di essere percepite come elitarie; al contrario, se troppo allargate possono risultare dispersive. Individuiamo un numero adeguato di persone da coinvolgere e il ruolo/contributo che attendiamo da ognuna, in questo modo rappresenteranno una risorsa e si sentiranno valorizzate.

L’agenda dell’incontro. Un’agenda chiara e condivisa renderà l’incontro efficace ed efficiente. Cosa dovrà contenere? Finalità, punti chiave da affrontare, tempi, partecipanti, eventuali documenti utili o da consultare prima dell’incontro.

DURANTE

Il clima ideale. Come già osservato, creare un’atmosfera rilassata e piacevole aiuterà le persone a lavorare meglio. In che modo?

• Non andiamo subito al sodo, ma prevediamo un momento “rompighiaccio” iniziale, in cui concedersi qualche chiacchiera informale e un po’ di riscaldamento pre lavori.
• Accertiamoci che tutte le persone si conoscano; se necessario, diamo spazio alle presentazioni. Non dimentichiamo mai un “Come va? Come ti senti?”, un piccolo segno di cura e ascolto che sarà certamente apprezzato.

La netiquette e le linee guida. Poche regole ma chiare e condivise daranno una marcia in più al nostro incontro. Prima di entrare nel vivo degli argomenti, è sempre bene ripassare delle regole di bon-ton sul web e le linee guida su come gestire la comunicazione e i turni di parola.

Valorizziamo le persone e la loro collaborazione. Il rischio con le riunioni a distanza, è che generino fenomeni di de-responsabilizzazione/social loafing. Non solo, la gestione di un incontro da remoto può risultare davvero complessa. Quindi chiedere la collaborazione degli altri nel prendere appunti, monitorare i tempi, ecc. permetterà a chi conduce di concentrarsi e agli altri di sentirsi utili e ingaggiati.

100% coinvolgimento e partecipazione. In ogni riunione capita che gli interventi di alcune persone siano più esuberanti e continui, con il rischio di monopolizzare la discussione, mentre invece altre persone non si espongano mai. Impegniamoci a dare spazio a tutte le persone, monitorando il livello di partecipazione, sollecitando anche le più introverse a dar voce a idee e opinioni.

Spazio al confronto e alla discussione. La riunione non deve risolversi in una semplice trasmissione/condivisione di informazioni da parte di chi la organizza. Può tornare utile “la regola del 50/50”: la figura leader si impegna ad occupare fino al 50% del tempo, e lascia il restante 50% di spazio alle altre persone partecipanti.

Per alimentare il confronto, abbiamo a disposizione più canali; ad esempio, la chat o strumenti di instant pooling per avere feedback, dare la possibilità di chiedere la parola, porre domande, ecc.

Recordings mantent. Se la riunione è particolarmente complessa o degna di nota, prevediamo di registrare l’incontro. Una saggia mossa per non perdere traccia di idee e contributi, soprattutto nell’ambito di meeting allargati e creativi; o per facilitare il coordinamento/allineamento con chi non può essere presente. In ogni caso, è importante far sempre presente che l’incontro è registrato, nel rispetto della privacy di ciascuno.

CONCLUSIONE

Il momento della chiusura. Anche il punto finale di un incontro va messo nel modo giusto. Evitiamo chiusure troppo fredde e precipitose, dedichiamo il tempo necessario a ripercorre o tratti essenziali, chiarire task, prossimi passi e appuntamenti.

Il feedback. Mettiamoci in ascolto degli altri per accertarci che il clima sia sempre positivo e per  avere sempre il polso dell’incontro. Attraverso domande o un giro di tavolo, verifichiamo eventuali punti non risolti, dubbi, che necessitano di chiarezza o approfondimento. Se necessario, chiediamo poi un feedback strutturato sull’incontro, anche avvalendoci di brevi instant pool.

DOPO

È sempre bene dare un seguito al meeting. Nell’immediato, condividiamo la registrazione (se prevista) ed un breve recap con le principali decisioni prese, gli step successivi in programma e eventuali documenti.

Successivamente, facciamo un follow up per verificare che tutti stiano procedendo nella giusta direzione.