All’inizio lavorare da casa sembra un sogno: maggiore concentrazione, meno distrazioni da parte dei colleghi e più tempo per te. Ma dopo qualche giorno senza andare in ufficio, ti accorgi che la concentrazione inizia a frantumarsi, le distrazioni non provengono più dai colleghi, ma da familiari e richieste del contesto casalingo, e anche quella sedia che sembrava così comoda all’inizio… ora ha portato il mal di schiena.
Lavorare in remote working significa poter godere di maggiore autonomia ma, come in tutte le situazioni di responsabilità, il dark side è dietro l’angolo: la gestione di sé stessi e del proprio lavoro può portare a confusione, routine poco produttive e sviluppo di abitudini malsane. Organizzare il proprio lavoro e saperlo fare bene sono competenze chiave del lavoratore in remote working.
Ma come si fa a diventare lavoratori da remoto migliori e a sviluppare maggiore concentrazione e produttività?
7 strategie per essere produttivi in remote working
1) Fare chiarezza sui propri obiettivi e stabilire le priorità
Ti capita mai di sentirti sopraffatto dalle cose da fare? Devi rispondere a quell’e-mail importante, ma il telefono non smette di squillare e poi c’è quel progetto da portare a termine e il sito da aggiornare e quei documenti da compilare…
Per le attività da portare a termine ogni giorno, crea una To Do List che permetta di tracciare i progressi per ogni task programmato. Ma soprattutto, impara a stabilire delle priorità, in modo da avere sempre sotto controllo il flusso del tuo lavoro e non perderti in un labirinto di attività.
A cosa serve stabilire correttamente le priorità?
In remote working la capacità di definire le cose da fare e da non fare, le sequenze e i tempi è fondamentale per essere più produttivi.
Una buona tecnica da utilizzare per stabilire le proprie priorità è il metodo ABCDE
Inizia prendendo un foglio abbastanza grande; crea quindi 5 blocchi, uno per ogni lettera (ABCDE). Ora trascrivi ogni attività che devi fare su dei post-it.
A questo punto comincia a inserire i post-it nei blocchi sul foglio.
In A inserisci le attività molto importanti, ovvero tutto ciò che devi assolutamente fare per evitare conseguenze negative.
In B le cose che dovresti fare, ovvero quelle attività che sono importanti ma che portano conseguenze negative minori in caso non le si faccia.
In C le cose che sarebbe bello fare, ma che non sono importanti e che non implicano conseguenze negative.
In D inserisci tutto ciò che può essere delegato o automatizzato.
Infine, in E metti le attività da eliminare appena possibile.
Creare questo elenco ti aiuterà a usare tempo e concentrazione su ciò che è più essenziale per te riuscendo a ridurre interruzioni e distrazioni durante i periodi di remote working e non solo!
2) Evitare il multitasking
Purtroppo, fare più cose alla volta non fa bene alla produttività e nemmeno alla salute, perché quando fai multitasking (dall’inglese, la combinazione di multi – molti – e task – compito) lasci che la tua attenzione si sposti continuamente fra un compito e l’altro. Risulta così impossibile dedicarsi con la massima concentrazione al nostro compito principale.
In termini pratici: se mangio mentre guardo la televisione, sto spostando la mia attenzione un po’ dal cibo, dal gusto, dalla consistenza di ciò che sto assaporando, e un po’ dalla televisione, da ciò che sto ascoltando e vedendo sullo schermo.
Molte ricerche scientifiche lo confermano: è stato rilevato, ad esempio, un calo dell’attenzione del 37% a livello di attivazione del cervello nel momento in cui i soggetti di un esperimento venivano posti alla guida e contemporaneamente coinvolti in una chiamata telefonica!
Il lavoro avrà sicuramente risvolti meno tragici, ma quando lavori in remote working, svolgere un compito alla volta aiuta a mantenere alta la concentrazione e fare meno errori!
3) Non procrastinare
Evita di rimandare i compiti apparentemente più difficili o noiosi: sarà sempre più difficile portarli a termine! La migliore strategia da adottare in questi casi è riassunta dal metodo “Eat That Frog”, che consiste nel fare la cosa che più ti spaventa o annoia prima di tutte le altre. Una volta ingoiato il rospo, la giornata lavorativa scorrerà più serena.
4) Fare il “punto” alla fine della giornata
Riservati pochi minuti alla fine del lavoro per fare il punto: sto rispettando la tabella di marcia di quel progetto? Quanto tempo ho impiegato a concludere questo task?
Un punto fondamentale sul quale soffermarsi è il livello di importanza dei compiti assegnati: ti sei concentrato abbastanza su ciò che è più urgente e utile o ti sei lasciato distrarre da altro?
Verifica i progressi fatti e cerca di capire se stai lavorando sui compiti prioritari o se hai sfruttato il tempo dedicandoti a task meno importanti.
5) Evita il più possibile le distrazioni
Cerca di individuare le maggiori fonti di distrazioni e, per quanto possibile, eliminale (o, almeno, riducile).
Ad esempio, puoi provare a tenere lo smartphone personale lontano dalla postazione lavorativa o, se ti rendi conto di essere tentato di utilizzarlo, spostarlo in una stanza diversa.
6) C’è un tempo per lavorare e uno per riposare
In ogni contesto e in ogni settore, saper gestire il proprio tempo è fondamentale per arrivare alla fine della giornata soddisfatti di quanto realizzato.
Ci sono molti metodi che possono servire per migliorare la gestione del tempo e, se sei alla ricerca di un modo per riuscire a portare a termine le attività, la Tecnica del Pomodoro fa per te!
Di cosa si tratta? È un metodo di gestione del tempo sviluppato da Francesco Cirillo che può essere usato per portare a termine le attività. Consiste nel lavorare in blocchi da 25 minuti, prendendoti una pausa di 5 minuti alla fine di ogni singolo “box” di tempo.
7) Non isolarti
Uno dei motivi per cui la vita in ufficio è piacevole è la presenza dei colleghi: non solo rappresentano la possibilità di fare due chiacchiere e distrarsi nei momenti di pausa, ma ti fanno sentire ancora di più parte dell’azienda. Non perdere il contatto con i tuoi colleghi! Puoi contattarli se hai bisogno di aiuto per qualcosa e puoi provare a suggerire a chi di dovere l’organizzazione di un incontro settimanale ricorrente di 20 minuti che permetta di aggiornarsi sulla vita aziendale.
Il tool utile per il remote working
La To Do List per chi lavora in remote working può essere cartacea o digitale; in caso tu preferisca la seconda opzione, l’app che ti consigliamo è Todoist, funzionale e dalla grafica piacevole.
Utilizzabile con ogni dispositivo, e integrabile addirittura con Alexa e con i principali gestionali di posta elettronica, è lo strumento ideale per organizzare vita privata e lavoro. Si tratta di un servizio freemium.
Ha feature avanzate come lo Smart Schedule, che capisce quali sono i giorni migliori per i nostri task. La versione gratuita offre molte funzioni e la versione premium costa circa 30€ l’anno.
Todoist ti permette di creare progetti, attività, scadenze, priorità, etichette, commenti, promemoria, integrazioni e condivisioni. Utilizzarlo è semplice e vedrai che è particolarmente utile nel condividere informazioni con altre persone e nella gestione delle attività ripetitive, grazie alla possibilità di:
- collaborare con altre persone invitandole a partecipare allo stesso progetto;
- inserire facilmente scadenze ricorsive che siano giornaliere, settimanali, mensili o annuali.
Alcuni consigli per la postazione
Iniziamo dall’ambiente. È utile avere una postazione fissa e che sia sempre quella, con scrivania e sedia comoda.
Investire in un buon monitor, una buona scrivania e una sedia di qualità significa puntare sul proprio benessere a lungo termine e ridurre l’affaticamento degli occhi ed eventuali dolori alla schiena causati da una seduta inadeguata.
- Stanza
Se ne avete la possibilità, provate a scegliere una stanza differente da quelle in cui dormite e mangiate: cambiare più ambienti possibili nel corso della giornata contribuirà ad aiutarvi psicologicamente a separare l’ambiente lavorativo dalla vita casalinga. - Le sedie
Gli autori del blog sull’ergonomia NerdGranny consigliano sedie con sostegno a dondolo, seduta inclinabile, poggia ginocchia e supporto per la schiena.
In questo modo possiamo dondolare mentre lavoriamo, evitando di tenere il bacino in posizione statica per troppo tempo. - La scrivania
Per la scrivania esistono molte soluzioni, tra cui quelle regolabili in altezza, che ti permettono addirittura di lavorare in piedi. L’altezza è adeguata se riusciamo ad appoggiare comodamente i polsi mentre scriviamo alla tastiera. - Il monitor
Anche un monitor esterno con uno schermo grande aumenta notevolmente la produttività.
Riguardo al monitor, in base al lavoro che si compie, può essere una buona idea considerare un modello dai 22 ai 29 pollici. Con un investimento minore di 200 € si trovano buone occasioni e si fanno più contenti gli occhi. - La luce
A proposito di occhi, la luce è un fattore essenziale per costruire una postazione di lavoro ottimale. Il consiglio è di sperimentare e trovare il punto della stanza con la luce migliore che non generi riflessi lavorando al pc.
Con qualche accorgimento pratico, buon senso e un piccolo investimento, si può creare anche a casa uno spazio efficace per lavorare meglio e con meno stress. - Allenati costantemente
Per concludere, lavorare da remoto è apparentemente semplice ma in realtà richiede un costante allenamento della propria autonomia, disciplina ed attenzione.
Con i consigli appena visti sarai in grado di diventare un “remote worker” più abile e di lavorare con più serenità.