Rekeep è una società con sede centrale a Zola Predosa, vicino Bologna, che opera nel settore del facility management, fornendo servizi ad enti pubblici e privati, tra cui il cleaning, la manutenzione di edifici e impianti, la cura del verde oltre a vari servizi specialistici anche a supporto delle attività sanitarie in cliniche ed ospedali. Con una presenza capillare in Italia e all’estero, il Gruppo controllato da Rekeep conta complessivamente circa 26.000 dipendenti.
Abbiamo incontrato Linda Navelli, HR Learning & Welfare Specialist e Alessandro Farina, HR Learning, Organization & Development Officer di Rekeep, per approfondire l’organizzazione della formazione e la gestione del personale in una realtà così vasta.
Come sono organizzate le Risorse Umane e la formazione in Rekeep?
Rekeep è un gruppo costituito da diverse società che solo in Italia conta complessivamente circa 11.000 dipendenti. Abbiamo una gestione condivisa delle tematiche strategiche e delle policy che riguardano tutto il gruppo, mentre la gestione delle Risorse Umane è strutturata in più direzioni, con team dedicati alle diverse società del gruppo. Tuttavia, collaboriamo e lavoriamo in modo integrato sui progetti di più ampio respiro. Il team dedicato alla formazione fa parte della struttura che si occupa anche di organizzazione, selezione e gestione del personale oltre che delle politiche e dei progetti di welfare.
Con 11.000 dipendenti immagino che la formazione sia molto diversificata. Come avete strutturato questo aspetto? Skilla vi ha supportato in questo processo?
La collaborazione con Skilla è iniziata poco dopo la pandemia. Durante quel periodo ci siamo trovati ad affrontare la necessità di rendere più accessibili e fruibili i contenuti formativi, superando le difficoltà legate alla distanza e all’emergenza sanitaria.
Il primo obiettivo è stato riuscire a raggiungere tutti i dipendenti, garantendo continuità nei percorsi di formazione, anche da remoto.
Superata la fase emergenziale, abbiamo deciso di strutturare meglio l’intero processo, che prima vedeva l’utilizzo di diverse piattaforme, con credenziali e modalità di accesso differenti, che complicavano l’esperienza degli utenti. Per questo motivo, abbiamo deciso di testare ed utilizzare un’unica piattaforma aziendale digitale, Skilla Cloud, integrata nel nostro digital workplace, a disposizione di circa 1000 dipendenti che svolgono sia funzioni operative che di staff.
Lo scorso anno, inoltre, abbiamo implementato anche un sistema di Single Sign-On, che consente al personale di accedere direttamente ai corsi di formazione dal Digital Workplace, senza bisogno di inserire ulteriori credenziali. Questo ha reso l’accesso alla formazione più semplice e immediato consentendo di trovare più facilmente tutti i percorsi formativi necessari.
Adesso state facendo un ulteriore passo avanti verso Skilla HUB. Qual è la nuova esigenza che vi ha spinto a evolvere ulteriormente?
La principale necessità è quella di rendere la formazione accessibile a un numero sempre maggiore di colleghi e colleghe, anche delle altre società del gruppo e, in particolare, il nostro personale operativo. Sul totale dei nostri 11.000 dipendenti sono, infatti circa 9.500 le persone che svolgono attività operative, si tratta, ad esempio, di chi si occupa di cleaning o di attività manutentive.
Vogliamo garantire una formazione sempre più personalizzata con Skilla HUB, adattandola alle esigenze dei nostri dipendenti. Attualmente utilizziamo Skilla Cloud soprattutto per la formazione sulla sicurezza e la compliance aziendale, come i percorsi legati alla qualità (SA 8000) e alla privacy.
Per il 2025 abbiamo in programma di potenziare ulteriormente l’offerta formativa su più fronti:
• Diversity e parità di genere, su cui abbiamo già iniziato a utilizzare alcune delle vostre pillole formative;
• Competenze digitali, attraverso percorsi dedicati all’utilizzo di strumenti di collaborazione come Microsoft Teams e OneDrive;
• Formazione sincrona in videoconferenza, grazie all’integrazione del modulo Skilla per la gestione delle aule virtuali.
Lato HR, un aspetto molto utile sarà la possibilità di scaricare automaticamente le presenze dei partecipanti, rendendo il processo più fluido ed efficace.
La gestione integrata della formazione ci permetterà di ottimizzare i processi e migliorare ulteriormente l’esperienza degli utenti.
Si è parlato molto, in passato, di formazione “phygital”, cioè un mix tra fisico e digitale. Come sarà strutturata, secondo voi, la formazione d’aula in Rekeep?
Dipende molto dai temi trattati. Per la formazione obbligatoria e di compliance, la modalità di erogazione è quella prevista dalla normativa, laddove possibile, l’utilizzo di webinar e piattaforme online ci permette di raggiungere più facilmente il personale, dato che siamo presenti in tutta Italia ed il personale lavora direttamente presso gli immobili di diversi clienti.
Sicuramente, la formazione in presenza continuerà ad essere rilevante soprattutto per il valore che porta in termini di relazione e conoscenza reciproca, ma, con il passare del tempo, prevediamo che la formazione a distanza sarà predominante.
Ha senso mantenere la formazione in presenza per attività in cui il contatto diretto offre un reale valore aggiunto. Pensiamo, ad esempio, a momenti di team building, sviluppo manageriale o formazione su competenze trasversali.
Anche in questi casi, però, l’approccio blended può essere ideale: l’incontro in aula potrà esserci all’inizio o alla fine di un percorso formativo, per favorire l’integrazione e il confronto, mentre i moduli digitali per preparare i partecipanti e mantenere il contatto dopo la formazione.
Questo modello permette di dare continuità all’apprendimento, ottimizzando i momenti in presenza e sfruttando il digitale per mantenere attiva la formazione nel tempo.
All’inizio non è stato semplice adattare alcune attività più tecniche alla formazione online, ma oggi anche i nostri responsabili di commessa e gli operatori sul campo vedono i vantaggi dell’eLearning.
Ad esempio, per i corsi obbligatori sulla sicurezza, offriamo sempre la doppia possibilità: docente in aula o formazione online. Sempre più spesso, sono gli stessi colleghi e colleghe a preferire il formato digitale, perché logisticamente più pratico e meno dispendioso in termini di tempo.
Rispetto alla formazione manageriale come vi muovete? Anche per loro sono previsti percorsi blended?
Sì, negli ultimi anni abbiamo sviluppato diversi percorsi di formazione manageriale. Da un lato, collaboriamo con una rete di fornitori e partner qualificati, sia nel territorio di Bologna che in altre aree, per offrire ai nostri collaboratori percorsi di crescita, come master o MBA interaziendali, che permettono anche un confronto con altre realtà aziendali, dall’altro, abbiamo lavorato molto sulle figure operative e di commessa, che gestiscono direttamente il personale nei nostri appalti.
Per questi ultimi abbiamo strutturato percorsi di sviluppo del ruolo e della leadership, alternando momenti in presenza e in videoconferenza, con una combinazione di colloqui individuali e sessioni di gruppo.
Queste figure hanno un ruolo fondamentale: spesso gestiscono team molto numerosi, anche di 100-200 persone nelle nostre commesse ospedaliere, dove operano molte persone nel settore della manutenzione e delle pulizie.
Per questo riteniamo fondamentale accompagnarli con strumenti adeguati. La gestione del personale, oggi, è profondamente influenzata anche dall’ingresso delle nuove generazioni nel mondo del lavoro.
Abbiamo molte generazioni diverse all’interno dell’azienda e vogliamo facilitare il confronto tra chi è già presente da tempo e chi entra adesso, perché il paradigma del lavoro è cambiato: le aspettative, le modalità di approccio, il rapporto con l’azienda.
Dare ai nostri manager strumenti per gestire al meglio questa trasformazione generazionale è una delle nostre priorità.
Un’ulteriore domanda è collegata a questa: avete ricevuto feedback dalla popolazione aziendale?
Sì, e possiamo dire che il feedback è stato positivo. La piattaforma è facile da utilizzare e questo aiuta molto gli utenti nella fruizione dei contenuti.
Per quanto riguarda invece la valutazione dell’impatto formativo, riceviamo spesso riscontri dai responsabili, soprattutto per i percorsi in cui è possibile misurare miglioramenti concreti.
Ora stiamo, inoltre, lavorando su alcuni strumenti aggiuntivi, come i reminder automatici per supportare gli utenti nella gestione dei corsi e abbiamo iniziato a strutturare delle playlist, una funzionalità introdotta lo scorso anno.
Abbiamo già creato una playlist dedicata al Digital, dove raccogliamo tutti i percorsi legati alle competenze digitali. Ora stiamo sviluppando un’altra playlist dedicata all’onboarding, in integrazione con il nostro Digital Workplace e il portale aziendale interno.
Questa playlist aiuterà i neoassunti, raggruppando i corsi di formazione fondamentali per chi inizia a lavorare con noi. I contenuti sono gli stessi che hanno già seguito i dipendenti attuali, ma verranno organizzati in un unico percorso dedicato ai nuovi ingressi.
Vi state concentrando molto su temi attuali come diversity&inclusion e transizione ecologica. Secondo voi, come vengono percepite queste tematiche dalla vostra utenza? Se ne coglie il valore?
Sì, ci stiamo lavorando. È un vero e proprio cambio culturale che stiamo portando avanti negli ultimi anni. In particolare, abbiamo anche individuato un Diversity Manager in azienda, dedicato a sviluppare le politiche in quest’ambito. L’idea che stiamo portando avanti per aumentare il coinvolgimento su queste tematiche è quella di usare una modalità blended, come dicevamo prima.
In pratica, vogliamo accompagnare la pubblicazione delle pillole formative all’interno della piattaforma con dei seminari sincroni (webinar) di introduzione al tema.
Questo perché il rischio è che, semplicemente inviando una mail con il link al corso, il messaggio passi inosservato tra le mille attività quotidiane. Invece, organizzando prima un incontro con esperti, esperte e referenti interni, riusciamo a contestualizzare meglio il tema, generare interesse e poi rimandare alle pillole formative di Skilla.
Per la parità di genere, abbiamo già introdotto delle prime pillole su Skilla, ma per il 2025 vorremmo arricchire il percorso con nuovi contenuti.
Per quanto riguarda la sostenibilità, invece, nel 2024 abbiamo già organizzato alcuni webinar interni, coinvolgendo sia con esperti esterni sia la nostra Responsabile Innovation & ESG, che ha illustrato i progetti aziendali.
Questo tipo di approccio è molto efficace perché permette di dare insieme una base teorica sull’argomento ed una contestualizzazione pratica su quello che stiamo facendo come azienda.
Inoltre, sempre sul tema della sostenibilità, abbiamo lanciato anche una challenge interna con quiz proposti durante il seminario e premi per i partecipanti più veloci e preparati.
Ora vogliamo completare questo percorso con una serie di pillole formative sulla piattaforma Skilla, in modo da lasciare contenuti strutturati e sempre disponibili per approfondire l’argomento.
Ci avete già raccontato tante cose a cui state lavorando: avete altri progetti per il futuro?
Sicuramente vogliamo potenziare ulteriormente l’ambito digitale: pensiamo sia a una trasformazione culturale sia all’introduzione di nuovi strumenti.
Ad esempio, utilizziamo molto Microsoft Teams, ma spesso le persone non ne conoscono tutte le funzionalità. Per questo abbiamo creato un percorso interno chiamato “Keep Up”, che include pillole formative su Teams, OneDrive ed Excel.
L’idea è di affiancare a questi contenuti video dei webinar periodici su argomenti specifici, utilizzando il modulo “aule in diretta”. Il personale potrà iscriversi liberamente e partecipare a sessioni di circa mezz’ora per approfondire quanto visto nei video. È un processo in cui gli strumenti e la formazione si rafforzano a vicenda, in cui l’obiettivo è creare continuità, utilizzando pillole formative e webinar per mantenere alto l’ingaggio.
