Formazione Copilot: strategie e best practice per HR e Learning Manager

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Microsoft presenta Copilot come molto più di un semplice chatbot integrato in Microsoft 365: è un assistente intelligente progettato per migliorare l’efficienza operativa, supportare la creatività e favorire lo sviluppo di nuove competenze. Grazie alla sua integrazione con strumenti come Teams, Word, Outlook ed Excel, Copilot offre un supporto trasversale alle attività quotidiane, con l’obiettivo dichiarato di trasformare il modo in cui le persone lavorano.

Tuttavia, senza un’adeguata strategia di formazione e gestione del cambiamento, il suo potenziale rischia di rimanere inespresso. In questo articolo esploreremo strategie e best practice per strutturare una formazione efficace su Copilot, aiutando HR e Learning Manager a guidare l’adozione dello strumento in azienda.

Formazione Copilot e change management: obiettivi strategici

Le possibilità offerte da Microsoft Copilot sono numerose, ma senza un’adeguata strategia di formazione, il suo potenziale rischia di rimanere inutilizzato o, peggio, di generare resistenze e utilizzi impropri. La sua introduzione in azienda non è solo una questione di apprendimento d’uso, ma un vero e proprio processo di cambiamento, che richiede attenzione da parte di HR e Learning Manager. È a tutti gli effetti un caso di change management, un ambito da cui possiamo trarre spunti e punti di attenzione per gestire la transizione in modo efficace. La formazione gioca un ruolo chiave non solo nel trasferire competenze, ma anche nell’accompagnare le persone nell’adozione di nuovi modi di lavorare.

Per HR e responsabili della formazione, i macro-obiettivi della formazione su Copilot sono:

1. migliorare la produttività e l’efficienza, senza però creare dipendenza dallo strumento;
2. rendere le persone autonome nell’utilizzo, permettendo loro di integrarlo efficacemente nelle attività quotidiane;
3. prevenire rischi, come un uso inappropriato o una scarsa comprensione delle sue capacità e dei suoi limiti.

Questi obiettivi, essendo molto ampi, devono essere considerati come una guida per strutturare azioni formative specifiche e mirate. Ogni organizzazione ha le proprie peculiarità e il successo dell’introduzione di Copilot dipende dalla capacità di adattare la formazione ai diversi contesti, ai livelli di competenza digitale e ai modelli di lavoro esistenti.

Strategie per una formazione Copilot efficace

Per garantire che Copilot venga adottato con successo, la formazione deve essere strutturata con attenzione, tenendo conto delle specificità aziendali e delle esigenze dei diversi ruoli. Tre aspetti strategici possono supportare questo processo:

1. Adattare la formazione ai diversi ruoli aziendali
   Le esigenze di chi lavora nelle risorse umane, nel marketing o in amministrazione non sono le stesse. Il percorso formativo deve poter essere personalizzato per le diverse funzioni aziendali, mostrando casi d’uso concreti e offrendo la possibilità di approfondire le applicazioni più rilevanti per ciascun ruolo.
2. Sfruttare le opportunità e i benefici del blended learning
   La formazione più efficace combina diversi metodi: oltre all’e-learning, possono essere organizzati webinar e sessioni in aula per il confronto diretto, oltre a momenti pratici in cui sperimentare Copilot.
3. Promuovere una cultura dell’apprendimento continuo
   Copilot evolve costantemente e, nel corso dei mesi, è probabile che vengano introdotte nuove funzionalità o aggiornamenti. Per questo è importante prevedere fin da subito aggiornamenti periodici, così da garantire che tutti e tutte possano rimanere al passo con le novità e sfruttare al meglio lo strumento.

Best practice per la formazione su Copilot

Oltre a una strategia ben definita, esistono alcune best practice che possono favorire un’adozione consapevole ed efficace di Copilot. Ecco alcuni suggerimenti per strutturare al meglio la formazione:

1. Partire da un assessment iniziale
   Prima di avviare la formazione, è utile valutare il livello di familiarità con Microsoft 365 e l’Intelligenza Artificiale. Un test di autovalutazione può aiutare a segmentare i partecipanti e proporre percorsi formativi più mirati, adattandoli alle competenze di partenza.
2. Individuare ambassador interni
   Identificare persone chiave che possano testare Copilot in anteprima e seguire la formazione prima degli altri aiuta a creare un effetto trainante. Questi ambassador possono poi supportare i colleghi nell’adozione dello strumento, diventando punti di riferimento per chiarire dubbi e prevenire una dispersione nell’utilizzo.
3. Creare una guida interna con policy aziendali
   Per garantire un uso corretto e coerente di Copilot, può essere utile predisporre una guida interna con indicazioni pratiche, policy aziendali e linee guida su privacy e sicurezza, in modo da rassicurare anche sull’affidabilità dello strumento. Gli ambassador possono contribuire alla sua stesura, raccogliendo suggerimenti e casi d’uso concreti.
4. Integrare Copilot nei percorsi di upskilling e reskilling
   Invece di trattarlo solo come un modulo formativo a sé stante, la formazione su Copilot può essere integrata nei percorsi di aggiornamento già esistenti, così da favorire un apprendimento più contestualizzato.
5. Formare le persone sul prompt design
   L’efficacia di Copilot dipende dalla qualità delle richieste che riceve. Microsoft stessa sottolinea l’importanza di conoscere i principi del prompt design per ottenere risposte più pertinenti e sfruttare al meglio lo strumento. Includere questo aspetto nella formazione aiuta a migliorare le competenze digitali e a rendere l’uso di Copilot più efficace.

Errori da evitare nella formazione Copilot

Nell’organizzazione e implementazione di percorsi di formazione su Copilot, è fondamentale evitare alcuni errori che potrebbero comprometterne l’efficacia. Ecco i tre principali:

1. Sottovalutare l’aspetto culturale e organizzativo
   Copilot non è solo un aggiornamento del sistema operativo, ma impatta il modo di lavorare delle persone, interessando gli strumenti che vengono utilizzati tutti i giorni. Concentrarsi esclusivamente sull’uso dello strumento senza affrontare eventuali preoccupazioni, difficoltà o impatti operativi può alimentare resistenze. La formazione deve accompagnare il cambiamento, promuovendo un’adozione consapevole. In questo processo, il coinvolgimento di ambassador interni può rivelarsi particolarmente utile.
2. Trascurare il follow-up e il supporto post-formazione
   Senza un supporto continuativo, il rischio è che le persone possano dimenticare rapidamente ciò che hanno appreso o non sappiano come applicarlo nel lavoro quotidiano. Per garantire un apprendimento efficace, è essenziale prevedere momenti di follow-up, canali di assistenza dedicati e aggiornamenti periodici, così da consolidare le competenze e affrontare eventuali difficoltà. Inoltre, raccogliere feedback dai partecipanti consente di adattare e migliorare i percorsi formativi, assicurandosi che rispondano alle reali esigenze dell’organizzazione.
3. Ignorare temi etici e di responsabilità nell’uso dell’IA
   L’adozione dell’IA porta con sé interrogativi su temi etici come trasparenza, protezione dei dati e impatto sulla qualità del lavoro. Affrontarli nella formazione non solo aiuta a rassicurare i dipendenti, ma favorisce un utilizzo più critico e consapevole dello strumento.

L’implementazione strategica di Copilot passa attraverso una formazione mirata e ben strutturata. Con le giuste strategie, HR e Learning Manager possono supportare le persone nell’uso di questo strumento, massimizzandone il valore per l’organizzazione.

In breve: 5 FAQ sulla Formazione Copilot

1) Perché è importante la formazione su Copilot?
L’introduzione di Copilot in azienda non è solo una questione tecnica, ma un vero e proprio cambiamento nel modo di lavorare. Una formazione efficace aiuta i dipendenti a sfruttare al meglio le sue funzionalità, evitando resistenze e utilizzi impropri.

2) Quali sono i principali errori da evitare nella formazione su Copilot?
Tra gli errori più comuni ci sono:

• Sottovalutare il cambiamento culturale, concentrandosi solo sulla formazione tecnica
• Trascurare il follow-up, non offrendo supporto e momenti di confronto post-formazione
• Ignorare gli aspetti etici e di responsabilità, senza affrontare temi come protezione dei dati, trasparenza e impatti operativi dell’IA

3) Come strutturare una formazione efficace su Copilot?
Una strategia efficace prevede di:

• Adattare i percorsi formativi ai diversi ruoli aziendali, con esempi pratici e casi d’uso personalizzati
• Integrare modalità di apprendimento diverse, combinando e-learning, webinar e formazione in aula
• Promuovere l’apprendimento e l’aggiornamento continuo, data l’evoluzione costante di Copilot e delle sue funzionalità

4) Quali best practice possono aiutare HR e Learning Manager?

• Coinvolgere ambassador interni per supportare i colleghi
• Creare guide aziendali con policy di utilizzo chiare
• Integrare la formazione su Copilot nei percorsi di upskilling e reskilling già esistenti

5) Come misurare l’efficacia della formazione su Copilot?
Monitorando l’adozione dello strumento e raccogliendo feedback dai dipendenti. Un assessment iniziale e follow-up periodici aiutano a valutare i progressi e a ottimizzare i percorsi formativi.