Le tecnologie ICT, che ormai non sono più tanto “nuove”, dopo più di mezzo secolo dal loro sviluppo, permettono di lavorare, cooperare e apprendere a distanza, senza vincoli di spazio e di tempo, dove si vuole, come si vuole, quando si vuole, con chi si vuole.
La pandemia che stiamo vivendo tutti chiusi in casa ha drammaticamente imposto ad aziende, uffici pubblici e scuole, di operare in modo smart.
Che significa “smart”? Significa “elegante”, “intelligente”, “sveglio”, “brillante”. È anche l’acronimo del buon obiettivo. Smart working significa lavorare per obiettivi in modo ottimizzato, più e oltre che lavorare da casa o da fuori azienda.
Ma per realizzare progetti e processi veramente smart occorre un insieme di condizioni che è possibile semplificare nella mappa delle 3 B:
- Brick
- Byte
- Behaviour
Brick
Il mattone (brick) comprende tutti i problemi relativi all’ambiente di lavoro, dalla propria postazione alla stanza, all’appartamento o al settore, fino all’intero layout aziendale.
Si può lavorare ovunque, ma specialmente se si svolge un’attività concettuale, e non ripetitiva e meccanica, è preferibile mettersi in un luogo tranquillo, poco rumoroso, protetto da interferenze esterne, ben climatizzato e illuminato.
L’adozione massiccia di processi smart, che si prevede per fronteggiare epidemie sempre più probabili e frequenti, comporta profonde trasformazioni edilizie.
Gli appartamenti privati dovranno essere più grandi, e prevedere una stanza o un angolo per ogni membro della famiglia, dove sia possibile isolarsi per lavorare o studiare. I quartieri dovranno essere più verdi e pedonali, adatti a passeggiare e lavorare in esterno con gli apparecchi mobili.
In azienda si dovranno ristrutturare i grandi spazi aperti e le grandi sale di riunione, per privilegiare ambienti piccoli e personali, o comunque postazioni di lavoro abbastanza distanti l’una dall’altra.
Byte
La tecnologia (byte) comprende le caratteristiche hardware, software e di rete adeguate al tipo di attività che si svolge.
I problemi riguardano il possesso delle apparecchiature, la rete, la sicurezza, l’ergonomia, la manutenzione.
Le apparecchiature possono andare da uno smartphone ad un notebook, fino alle complesse stazioni di lavoro di chi fa produzioni audiovisive, progettazione CAD e prototipazione con stampante 3d, per non parlare delle apparecchiature medicali. I software vanno dai pacchetti office a quelli multimediali e specialistici, con licenze una tantum o con abbonamenti periodici. Hardware e software devono essere aggiornati e adeguati al tipo di lavoro da svolgere. La situazione è ben diversa se si trattano solo dati alfanumerici come testi e fogli di calcolo, o materiali multimediali come video, audio, immagini ad alta definizione.
Il possesso di apparecchiature e software si articola con tipologie definite da curiosi acronimi:
- BYOD (bring your own device) = dipendenti o allievi usano dispositivi di loro proprietà per svolgere il lavoro di ufficio o di scuola;
- COBO (corporate only, business only) = dispositivo dell’azienda da usare solo per lavoro;
- BYOT (bring your own tecnology) = il dipendente sceglie e porta con sé tutta la tecnologia che preferisce;
- CYOD (choose your own device) = l’azienda fornisce un elenco di apparecchiature fra cui il dipendente può scegliere quella che preferisce;
- COPE (corporate owner, personally enabled) = l’azienda è proprietaria dell’apparecchio e del software, ma oltre all’accesso ai contenuti aziendali permette al dipendente di usare una parte dell’apparecchio per suoi usi privati.
Queste modalità permettono varie articolazioni riguardanti, oltre al lavoro vero e proprio, la sicurezza dei dati, le responsabilità personali e aziendali, l’ottimizzazione di processi produttivi. Si applicano anche al software, che può essere gratuito, pagato dal lavoratore o dall’azienda.
La rete richiede qualità ed efficienza del collegamento fra il singolo e il cloud che raccoglie documenti e dati per lavori da fare, e lavori fatti. Il collegamento deve essere ad alta velocità e ben protetto da attacchi informatici.
La sicurezza si distingue fra ergonomia e sicurezza personale di chi lavora, e sicurezza dei dati, che in genere sono riservati e non possono essere condivisi con i non addetti ai lavori.
La manutenzione dipende dal tipo di possesso. Il lavoratore autonomo avrà un tecnico di fiducia, il dipendente si affiderà ai tecnici dell’azienda.
Behaviour
Il comportamento (behaviour) è tutto ciò che attiene al fattore umano, dal singolo all’organizzazione. Si parte dalla mentalità (mindset) che dalla dipendenza passa all’autodisciplina, dall’esecuzione acritica di un compito di giornata alla programmazione per obiettivi e scadenze, dall’osservanza degli orari alla responsabilità delle consegne. Anche il manager smart passa dal controllo alla condivisione di obiettivi, dal comando immediato al progetto e alla pianificazione a stadi.
La persona che lavora o studia in modo smart non ha un capo o un controllore che organizza la sua giornata, o un cartellino che marca inizio e fine del turno lavorativo, per cui deve autodisciplinarsi, decidere da che ora a che ora lavorare, quando riposarsi, che cosa fare prima o dopo. Non deve consultare continuamente email e social, ma dedicarvi tempi limitati fra un compito e l’altro. Deve essere soprattutto affidabile, dare a clienti e committenti la sensazione che il suo lavoro sarà inviato entro la scadenza pattuita e con le caratteristiche richieste.
Chi lavora in casa deve disciplinare anche la famiglia, chiedendole di rispettare i suoi tempi e i suoi impegni, ma al tempo stesso collaborando al menage domestico. Anche i bambini devono essere educati a rispettare orari e luoghi di lavoro, e a loro volta preparati a studiare in modo autonomo e autogestito.
Letture consigliate:
http://www.umbertosantucci.it/atlante/dal-byod-al-cobo/
Dodici passi per fare smart working