Induction e onboarding possono essere considerati una prima forma di apprendimento delle caratteristiche e della cultura dell’organizzazione necessaria per iniziare a prendere familiarità con la nuova posizione lavorativa. Si tratta di una sorta di imprinting suscettibile di avere un impatto a lungo termine sul lavoratore.
Induction ed onboarding sono processi tanto importanti quanto delicati ma che, secondo diverse ricerche e statistiche, raramente vengono percepiti come efficaci.
In questo articolo scoprirai quali opportunità offre il mobile learning per gestire al meglio l’induction e l’onboarding e 10 consigli pratici per iniziare subito a sfruttarne i benefici.
La prima impressione conta
Dopo l’iniziale contatto che avviene durante la selezione, l’induction e onboarding sono i processi attraverso cui inizia la conoscenza dell’azienda e della sua cultura.
I termini “induction” e “onboarding” vengono spesso utilizzati come sinonimi. Entrambi fanno riferimento al processo attraverso il quale sono trasmesse le conoscenze utili ad un efficace inserimento aziendale.
Tuttavia, vi è un’importante differenza tra i due: l’induction indica il processo di accoglienza dei nuovi dipendenti, durante il quale avviene la formazione inziale; l’onboarding, invece, ha un’accezione più ampia, poiché indica il processo che supporta ed accompagna i dipendenti nell’inserimento in una nuova posizione. I processi di onboarding possono essere pensati e destinati non solo ai nuovi dipendenti, ma anche per coloro che si assumono nuovi ruoli o mansioni all’interno della stessa azienda.
Responsabili delle risorse umane e formatori spesso organizzano dei percorsi con diverse tappe per agevolare l’ingresso in azienda e renderlo stimolante.
I percorsi di induction e onboarding sono molto importanti per le aziende: rappresentano un modo efficace e rapido per formare i nuovi assunti su tutti gli aspetti dell’organizzazione. Non formano però solo le persone sull’azienda, creano appartenenza, motivano e danno un orientamento concreto sia a chi si affaccia la prima volta alla realtà dell’organizzazione sia a chi ne è già parte.
Se da un lato ricerche e statistiche dimostrano che “la prima impressione conta” e confermano l’importanza di questi processi, dall’altro dimostrano come, nella pratica, vengano spesso trascurati o considerati di secondaria importanza.
Ad esempio, l’analista americano Josh Bersin sostiene che induction e onboarding hanno un “impatto a lungo termine” e, da una da una ricerca condotta per Deloitte, è emerso che il 4% dei nuovi dipendenti si dimette dopo un primo giorno pessimo e il 22% del turnover avviene nei primi 45 giorni.
Inoltre, secondo una ricerca Gallup solo il 12% dei dipendenti ritiene che la propria azienda svolga un buon lavoro durante il processo di assunzione: l’88% dei lavoratori dichiara, infatti, di aver avuto un’esperienza di onboarding poco soddisfacente.
Questo dato può essere collegato al ruolo dei manager nel processo di induction e onboarding. Sempre secondo Gallup, i dipendenti concordano fortemente sul fatto di aver avuto un’esperienza di onboarding molto positiva quando i loro manager hanno avuto un ruolo attivo nel processo. Tuttavia, la maggior parte dei manager dichiara di riscontrare difficoltà nel supportare ed implementare i programmi di onboarding, dovendolo trascurare per rispondere ad altre priorità.
A questo proposito, le principali difficoltà che si riscontano nei processi di induction e onboarding sono:
- difficoltà da parte di manager e responsabili di prendere parte e contribuire al processo: a causa di impellenze ed altre attività a cui dover dare priorità, manager e responsabili, faticano a dedicare tempo di qualità a questi processi;
- impatto e messaggi variabili: se induction e onboarding vengono gestiti da più persone l’impatto del processo potrà variare e, inoltre, si corre il rischio che vengano dati messaggi differenti, con conseguente difficoltà nel mantenere coerenza in tutta l’organizzazione;
- frammentazione del processo: dalla prospettiva del neoassunto, invece, la necessità di iniziare a svolgere le proprie mansioni può portare a rimandare il completamento del programma di induction e onboarding, dilungandolo molto nel tempo e diminuendone efficacia ed impatto;
- overload informativo: durante le prime settimane i nuovi dipendenti sono sovraccaricati di informazioni che spesso non sono in un formato “pronto all’uso”, accessibile nel momento del bisogno;
- aggiornamento difficoltoso: HR e formatori spesso faticano a mantenere aggiornarti materiali e modalità di induction e onboarding. Ad esempio, i materiali possono trovarsi in diversi formati disomogenei e, per quanto riguarda i processi, possono essersi consolidate pratiche poco funzionali.
Induction e onboarding risultano dunque essere processi frammentati e difficili da gestire in modo compatibile con lo svolgimento delle proprie attività quotidiane.
Un modo per far fronte a queste difficoltà può essere l’uso del mobile learning!
Ma che cos’è il mobile learning? Quali vantaggi porta in un processo di induction e onboarding e soprattutto, come iniziare ad applicarlo?
I vantaggi del mobile learning
Il mobile learning è l’approccio all’apprendimento che si basa sull’utilizzo di dispositivi mobile, come smartphone e tablet. Secondo diversi esperti “mobile learning” non è solo la possibilità di accedere ai contenuti o percorsi formativi attraverso i dispositivi mobile, ma comporta anche un cambiamento nel loro “design” ed organizzazione.
Il mobile learning è, infatti, strettamente legato al micro-learning, metodologia che si basa sulla fruizione di contenuti brevi, autoconsistenti e coinvolgenti.
Le caratteristiche del mobile learning sono adatte a far fronte alle difficoltà che più comunemente si riscontrano nel processo di induction ed onboarding.
Da un punto di vista organizzativo, l’utilizzo del mobile learning può portare diversi vantaggi:
- aiuta le organizzazioni a definire e comunicare un messaggio coerente;
- manager e responsabili possono essere facilmente coinvolti;
- l’utilizzo di risorse multimediali ed interattive rende i percorsi più ingaggianti e d’impatto;
- i percorsi possono essere facilmente personalizzati in base a ruolo, business unit ed area geografica;
- materiali e risorse sono facilmente aggiornabili;
- aiuta a soddisfare aspettative ed esigenze delle generazioni più giovani.
Tuttavia, è importante sottolineare che quello del mobile learning non è un approccio adatto solo alle giovani generazioni. I suoi vantaggi valgono per tutti. Il mobile learning, infatti:
- dà la possibilità di accedere alle informazioni in qualsiasi momento e luogo, rendendo il processo di induction e onboarding più flessibile ed efficiente. Il nuovo dipendete può, infatti, accedere ad un contenuto nel momento in cui gli viene un dubbio o in un attimo di pausa;
- limita il sovraccarico di informazioni in quanto i contenuti sono brevi e di facile fruizione;
- l’utilizzo di gamification e di elementi come punteggi e classifiche consentono di monitorare facilmente i propri progressi ed avanzamenti (anche rispetto ai colleghi).
Mobile learning per induction e onboarding: 10 consigli pratici
Ma da dove iniziare? Come iniziare a sfruttare le possibilità offerte dal mobile learning nei processi di induction e onboarding?
Di seguito 10 suggerimenti.
- Sii chiaro: definisci chiaramente quali sono le informazioni indispensabili da trasmettere, a quali elementi della cultura aziendale dare enfasi e quale registro e tono comunicativo utilizzare. In questo modo le persone percepiranno chiarezza e coerenza.
- Riutilizza: è importante fare una ricognizione di materiali e risorse già pronte in azienda, affinché non vadano perduti e diventino patrimonio collettivo. Se c’è del materiale cartaceo è utile trasformarlo in multimediale così da poter continuare ad utilizzarlo.
- Coinvolgi: rendere il percorso variegato e coinvolgente stimola le persone a fruirlo, migliorando al contempo l’apprendimento. Ricorda che l’efficacia dei percorsi di induction e onboarding è data anche dalla capacità di raggiungere le persone con diversi stili di apprendimento, dunque meglio utilizzare una varietà di linguaggi multimediali.
- Utilizza formati d’impatto che permettono di sfruttare le potenzialità dei device mobile: video, quiz ma anche QR code, elementi di realtà aumentata.
- Coinvolgi manager, responsabili e figure chiave nella creazione di contenuti: ad esempio, possono essere registrati dei video messaggi o video-tutorial che possono aiutare a far percepire queste figure come più vicine.
- Facilita l’accesso alle informazioni: metti a disposizione risorse aziendali come linee guida, FAQ, manuali in modo che i dipendenti possano accedervi facilmente, ovunque ed in ogni momento.
- Personalizza: personalizza i percorsi in base a ruolo, business unit ed area geografica.
- Sfrutta le opportunità del social learning: il mobile learning permette di sfruttare le opportunità del social learning. Dai la possibilità ai nuovi dipendenti di partecipare a gruppi o forum di confronto. Ciò aumenterà la collaborazione e la comunicazione tra i dipendenti ma anche la diffusione della cultura aziendale.
- Certifica gli obiettivi raggiunti: prevedere un certificato per chi termina un percorso consente, non solo di monitorare lo stato di completamento a livello aziendale, ma anche di motivare le persone ad arrivare fino alla fine.
- Cura la coerenza: è fondamentale ricordare lo scopo dei percorsi di induction e onboarding: al di là di formare sull’organizzazione devono facilitare l’orientamento e l’inserimento. Per questo è importante curare la visione d’insieme e rimanere sempre coerenti con il proprio obiettivo.
I processi di induction e onboarding non devono, infatti, trasmettere solo un insieme di conoscenze, ma rispondere anche ad un bisogno: orientarsi e acquisire familiarità con la cultura dell’organizzazione per iniziare a sentirsene parte.
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Riferimenti
https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx