“Il mio capo sarà soddisfatto?” “Chissà cosa ne pensano davvero i miei colleghi”
“Vorrei trovare più punti di connessione con il mio team, come posso fare”?
Domande semplici ma importanti, a molti di noi sarà capitato di avere questi dubbi o interrogarsi su questi temi. Sono domande essenziali perché derivano dalle riflessioni che facciamo sul nostro ruolo, sul benessere, sull’autoefficacia e sul senso di appartenenza al team e all’azienda in cui lavoriamo.
Nel remote work, la ricerca di risposte a queste domande può essere un processo complesso e faticoso, o può essere percepito come tale rispetto al contesto del lavoro tradizionale e in presenza. La maggior parte delle informazioni utili a trovare risposte a questi dubbi, infatti, viene trasmessa in scambi informali o dedotta facendo attenzione alla postura, al tono e all’atteggiamento del nostro interlocutore, tutti elementi più difficili da cogliere quando si comunica a distanza.
Quali sono i fattori che permettono di “alleggerire” questa fatica e migliorare la gestione del lavoro da remoto?
Le sfide del remote work: comunicazione e senso di appartenenza
La diffusione del remote work è ormai cosa nota, la direzione è chiara e molte aziende si stanno muovendo in ottica di regolamentare e organizzare il lavoro da remoto in modo che non sia solo una soluzione temporanea per un momento di crisi, ma che possa essere una modalità di lavoro consolidata, efficace ed efficiente.
Nel remote work ci si trova ad affrontare alcune importanti sfide:
- assenza di comunicazione verbale diretta ed in presenza;
- comunicazione paraverbale molto limitata;
- un team distribuito in diverse zone geografiche;
- fusi orari differenti;
- contesti culturali differenti e tra loro distanti.
In generale, quando si parla e si progetta il remote work si tende a pensare per prima cosa agli aspetti logistici ed organizzativi, ma ci sono alcune peculiarità “soft” molto importanti ai fini del raggiungimento degli obiettivi e della soddisfazione dei team: la comunicazione e il senso di appartenenza.
L’importanza della comunicazione nel remote work
Albert Mehrabian, psicologo statunitense, ha definito la regola del 7-38-55, suddividendo così gli elementi che compongono la comunicazione:
- 7% comunicazione verbale;
- 38% comunicazione paraverbale (tono, volume, ecc);
- 55% comunicazione non verbale (postura, gesti, movimenti, sguardi, ecc).
In ottica remote work si rischia quindi di perdere il 93% della comunicazione se non si strutturano momenti dedicati al paraverbale e non verbale”
Per strutturare al meglio la comunicazione dobbiamo tenerne in considerazione gli obiettivi:
- la comunicazione formale ha lo scopo di distribuire informazioni, valori e chiarire gli obiettivi di business;
- la comunicazione informale ha lo scopo di creare o migliorare rapporti interpersonali che non siano solo quelli di lavoro, di migliorare la fiducia e di costruire rapporti di supporto reciproco.
Gestire la comunicazione formale significa quindi assicurarsi e fare in modo che tutte le informazioni siano distribuite tramite i canali scelti (mail, chat, ecc.) con regole chiare e condivise.
Anche la comunicazione informale deve essere pianificata. È necessario creare spazi e momenti in cui la comunicazione informale possa trovare posto.
Curare questo aspetto è fondamentale per creare un team coeso e per coltivare la fiducia tra persone che non hanno contatti visivi diretti e che potrebbero non incontrarsi mai.
Per gestire al meglio il team in remote work è bene organizzare ed alternare due tipologie di eventi:
- eventi formali per trasmettere le comunicazioni formali e considerazioni in merito;
- momenti informali dedicati esclusivamente a creare coesione e alle comunicazioni informali. Ad esempio, il raggiungimento di un traguardo, piccolo o grande che sia, o anche semplicemente il compleanno di uno dei membri del team, sono occasioni per creare momenti di condivisione che non sottostanno alle regole della comunicazione formale.
Come si crea senso di appartenenza in ottica remote work?
Il remote work può significare assenza di socializzazione, di condivisione e di comunicazione. Il sentirsi isolati allontana dall’interesse per il raggiungimento dei risultati e porta a un calo dell’impegno e della motivazione. Sappiamo che il processo di comunicazione crea le basi per la distribuzione della conoscenza necessaria, ma non è sufficiente per far sentire le persone parte attiva del progetto.
La soluzione è la visibilità all’interno dell’organizzazione, maggiori sono la visibilità, l’apprezzamento, più grande sarà il senso di appartenenza e il coinvolgimento.
Tra le diverse strategie per supportare la creazione del senso di appartenenza e trasmettere il concetto che si è visibili anche da remoto, troviamo ad esempio la realizzazione di alcuni eventi in cui condividere, conoscersi e grazie ai quali instaurare relazioni più complete e soddisfacenti.
Un primo esempio di evento molto utile è quello dedicato alla verifica dell’umore del singolo partecipante al progetto. Un evento sempre sincrono che consiste nel parlare di persona con le persone attive nel progetto anche per solo 15 minuti un paio di volte al mese.
Questo evento non è dedicato alla verifica del rispetto delle tempistiche, ma a verificare che la persona con cui si parla stia bene, anche nel privato, e se ci siano eventuali problematiche o criticità da affrontare.
Altre tipologie di eventi che possono contribuire alla coesione del team sono:
- eventi AMA (ask me anything) durante i quali una singola persona condivide una passione, un interesse o una propria esperienza, non per forza legata al lavoro o ad un progetto specifico;
- eventi learn & share, momenti per fare team building durante i quali lo scopo del gruppo è imparare o realizzare qualcosa di nuovo che i membri trovano interessante, o anche solo divertente. Questi eventi devono durare per un periodo di tempo limitato per poter permettere un maggior livello di interazioni e comunicazione.
Trasformare fatica in libertà
La gestione del remote work richiede dunque che alcune azioni, spontanee nel lavoro in presenza, siano pianificate. Strutturare queste attività richiede tempo ed organizzazione ma il beneficio che se ne trarrà sarà sicuramente grande.
Un gruppo coeso ed alimentato da senso di appartenenza sarà un gruppo efficiente ed in grado di sfruttare le caratteristiche spazio-temporali del lavoro da remoto al meglio, vivendole come libertà e non come vincoli o fatiche.
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