Cosa hanno in comune un piatto riuscito male e un ragazzo che si è perso a un incrocio di una grande città? Entrambi hanno un problema con la procedura. Una procedura infatti è come una ricetta che possiamo applicare alla risoluzione di un problema definendo fasi, tempi di lavorazione, attori, risorse coinvolte e modalità di comportamento. La procedura è come una mappa che ci aiuta a non perderci nel crocevia delle attività e delle informazioni quotidiane. Pensate ora a delle procedure presenti nella vostra organizzazione e cercate di ricordare come le avete apprese. La maggior parte di esse vengono assimilate con l’esperienza diretta o tramite il confronto con i colleghi. In altri casi invece si utilizza la documentazione di riferimento, che spesso però è molto articolata e difficile da comprendere, perché sostanzialmente le mancano intuitività e capacità di fornire una visione d’insieme. Se è così che stanno le cose, possono esserci d’aiuto la comunicazione e la formazione. La prima può avvalersi di 4 semplici consigli, presi in prestito dal metodo VIEW:
Visual – visualizza, schematizza
Iconic – usa icone e immagini a supporto
Easy – riassumi, semplifica, sintetizza
Wondrous – divergi, stupisci, cura la bellezza
Le procedure aziendali possono essere rappresentate come una sequenza di operazioni e di fasi da seguire in progressione. Questi step operativi risultano particolarmente efficaci quando vengono illustrati con la tecnica del visual thinking. Come è stato anticipato la formazione costituisce il secondo elemento utile per rendere le procedure facilmente assimilabili. Grazie ad essa infatti si moltiplicano le possibilità di esercitazioni e simulazioni. Ma, ciò nonostante, potrebbe continuare a persistere un problema di carattere metodologico: recepire una procedura per intero, in una sola volta, non è propriamente utile ai fini dell’apprendimento. La frammentazione, al contrario, ci aiuta a rendere ogni operazione più comprensibile e in fin dei conti anche a capirne in pieno il significato in un’ottica più grande. Associamo a ciascuno step una definizione e una descrizione, le attività interattive e i test volti a simulare al meglio la realtà a tal fine ci sarà molto utile il modello TRAIN:
Talk – chiedi, confrontati
Redefine – definisci e ridefinisci, riformula
Apply – metti in pratica
Iterate – ripeti
Normalize – metti a sistema quanto appreso!
Un percorso ben progettato di comunicazione e formazione multimediale sulle procedure, ci aiuta a:
- orientare e dare una visione d’insieme dei diversi step
- esercitarci all’uso della procedura, rendendo automatica la sua applicazione.
Questa tematica è stata affrontata nel posterLab n. 19: “eLearning su processi e procedure aziendali”
Paolo Limoncelli